Tarifas, cargos y cobros de los estudiantes (729P)

La Junta Escolar proporciona esta política y lista de tarifas para que se lleve a cabo el cobro y la recaudación constante de las tarifas de los estudiantes en toda la división escolar. No se pueden evaluar ni cobrar aquellas tarifas o aquellos cargos que no hayan sido aprobados por la Junta Escolar.

1. Reducción de tarifas o exención del pago de las tarifas. El superintendente o la persona designada puede reducir las tarifas y los cargos de los estudiantes que tengan una desventaja económica y de los estudiantes cuyas familias estén atravesando dificultades económicas y no puedan pagar, o puede eximirlos de pagar dichas tarifas. Esas familias incluyen, entre otras, las que son beneficiarias de un seguro por desempleo o de asistencia pública, incluida la Asistencia Temporal para Familias Necesitadas (Temporary Assistance for Needy Families, TANF), el Programa de Asistencia Nutricional Suplementaria (Supplemental Nutrition Assistance Program, SNAP), la Seguridad de Ingreso Suplementario (Supplemental Security Income, SSI) o Medicaid; las familias que cuidan a niños de acogida temporal y las familias sin hogar. Cada vez que se cobre una tarifa, se notificará que se puede solicitar una reducción de dicha tarifa o una exención del pago de dicha tarifa. El aviso incluirá las instrucciones para solicitar una reducción de la tarifa o una exención del pago de la tarifa.
   
   
2. Tarifas prohibidas. No se puede cobrar una tarifa en las siguientes circunstancias:
   
   
   1. como condición para la inscripción en la escuela, excepto para los estudiantes que no estén en edad escolar o que no residan dentro de la jurisdicción según lo dispuesto en el Código de Virginia;
      
      
   2. para los programas de enseñanza y las actividades o los materiales requeridos para la enseñanza, salvo en los casos descritos en esta política y lista de tarifas;
      
      
   3. para los libros de texto o los depósitos para los libros de texto (sin embargo, se puede cobrar una tarifa o un cargo razonable por los libros de texto extraviados o dañados);
      
      
   4. para el transporte de los estudiantes hacia la escuela y desde la escuela;
      
      
   5. para los programas de la escuela de verano y otras formas de recuperación exigidas por los estándares de calidad;
      
      
   6. para los materiales de enseñanza, los libros de texto u otros materiales usados por un empleado de la Junta Escolar que no utilice directamente un estudiante de una escuela pública;
      
      
   7. no se cobrará a los padres, tutores y estudiantes elegibles una tarifa por la primera copia de los registros educativos o por la búsqueda y recuperación de los registros. No se cobra una tarifa por una copia de un Plan de Educación Individualizada (Individualized Education Plan, IEP) o por una copia del acta de una audiencia realizada de acuerdo con las regulaciones de la Junta de Educación del estado que rigen los programas de educación especial para los niños con discapacidades en Virginia.
      
      
3. Tarifas permitidas. La siguiente es una lista de los servicios por los que se puede cobrar una tarifa:
   
   
   1. los servicios opcionales, como el estacionamiento;
      
      
   2. las actividades extracurriculares seleccionadas por los estudiantes que incluyen las tarifas de participación en deportes;
      
      
   3. las excursiones o los programas relacionados con la educación y las actividades educativas no obligatorias o extracurriculares;
      
      
   4. los instrumentos musicales que son propiedad de la división siempre que la enseñanza del uso de los instrumentos musicales no sea parte del plan de estudios obligatorio;
      
      
   5. las clases de educación a distancia que no sean necesarias para cumplir con los requisitos necesarios para obtener un diploma;
      
      
   6. la escuela de verano, a menos que las clases sean necesarias para la recuperación según lo establecido en los estándares de calidad;
      
      
   7. los libros de la biblioteca vencidos, extraviados o dañados;
      
      
   8. los libros de texto extraviados o dañados. Un estudiante debe pagar el costo de reemplazo de un libro extraviado antes de que se le entregue uno nuevo. La tarifa para un estudiante que ha perdido su libro es la siguiente más un 10 % para cubrir el envío:
      
      
      1. libro nuevo: se cobrará el precio total de los libros de texto que se hayan utilizado durante tres años o menos,
         
         
      2. libro antiguo: se cobrará la mitad del precio de los libros de texto que se hayan utilizado durante cuatro años o más,
         
         
      3. libro dañado: los libros dañados sin posibilidad de reparación se tratarán como extraviados. Se cobrará el 25 % del costo de los libros dañados que se puedan reparar;
         
         
   9. los materiales utilizables como los libros de trabajo, los libros de escritura, los libros de dibujo y los materiales y suministros de bellas artes; los suministros de música utilizables y los artículos que se convierten en propiedad del estudiante, como las grabadoras; los artículos utilizables de salud y ciencias médicas que se convierten en propiedad del estudiante; las tarifas secundarias por los materiales utilizables en ciencias de la familia y del consumidor; las tarifas por los materiales utilizables en disciplinas industriales y comerciales; las tarifas por los materiales utilizables en educación tecnológica; las tarifas secundarias por los materiales utilizables en el laboratorio de ciencias;
      
      
   10. la parte del programa de educación vial que se realiza al volante;
       
       
   11. las publicaciones del salón de clases, como las revistas y los anuarios;
       
       
   12. la preparación y la distribución de copias impresas oficiales de los certificados analíticos del estudiante (la primera copia del certificado analítico electrónico oficial de un estudiante se debe proporcionar de forma gratuita; la tarifa por copias adicionales será de 10 centavos por página y se cobrará el costo real del tiempo de copiado y el franqueo);
       
       
   13. los exámenes de colocación avanzada en tanto no sean obligatorios y no sean un requisito para ningún curso de colocación avanzada ofrecido por la división escolar;
       
       
   14. las tarifas de reemplazo por dispositivos electrónicos extraviados, robados o dañados proporcionados a los estudiantes y que son propiedad de la división escolar;
       
       
   15. las pruebas de certificación de educación profesional y técnica y las licencias que no sean obligatorias y no sean un requisito de ningún curso de las Escuelas públicas del condado de Frederick (Frederick County Public Schools, FCPS);
       
       
   16. las tarifas de reemplazo por vandalismo a cualquier propiedad de la división escolar. La división le notificará al padre o tutor o al estudiante por escrito de cualquier multa impuesta por la pérdida de la propiedad escolar o daño a dicha propiedad.
       
       
4. Aviso anual. La Junta Escolar deberá aprobar la lista de tarifas anualmente, y esta se publicará en el sitio web de la división.
   
   
5. Determinación de las tarifas. Las tarifas y los cargos serán uniformes en toda la división escolar, pero es posible que varíen según el nivel escolar (escuela primaria, intermedia o secundaria).
   
   
6. Elementos no incluidos. Esta política no aplica al funcionamiento de tiendas escolares, bancos escolares y actividades voluntarias de recaudación de fondos.
   
   
7. Comunicación escolar. Las escuelas deberán publicar anualmente una notificación de las tarifas. La notificación deberá contener lo siguiente:
   
   
   1. La descripción de cualquier actividad o tarifa relacionada con el servicio que describa el beneficio.
      
      
   2. Un estado de cuenta que indique cuándo vence el pago.
      
      
   3. Una declaración que indique que es posible que una obligación no pagada limite la oportunidad del estudiante de participar en actividades relacionadas con la tarifa (actividades y servicios extracurriculares).
      
      
   4. Cómo solicitar una exención del pago de una tarifa mediante el formulario de exención del pago de una tarifa.
      
      
8. Cheques de fondos insuficientes. En circunstancias en las que el banco notifique que un cheque pagadero al distrito escolar no tiene valor por fondos insuficientes (non-sufficient funds, NSF) o un sobregiro, el cheque se enviará automáticamente al administrador externo después de la primera presentación. El administrador externo se comunicará con el emisor del cheque para cobrar el monto nominal del cheque rechazado más la tarifa de cobro máxima permitida por la ley. Se podrán tomar otras medidas dentro de los límites de la ley si el emisor del cheque no responde adecuadamente. Además, es posible que las Escuelas públicas del condado de Frederick opten por dejar de aceptar los cheques del emisor del cheque individual.
   
   
9. Cobro de obligaciones no pagadas. El Distrito Escolar iniciará los procedimientos de cobranza para recuperar las obligaciones no pagadas de los padres y los estudiantes. El cobro de una obligación no pagada no privará al estudiante de su derecho a una educación pública. Sin embargo, es posible que cualquier forma de obligación no pagada limite la oportunidad del estudiante de participar en las actividades relacionadas con la tarifa, que incluyen todas las actividades y los servicios extracurriculares (deportes, actividades extracurriculares, ceremonia de graduación, etc.), hasta que se abone la obligación no pagada.
   
   Todas las escuelas ayudarán a mantener un historial de obligaciones no pagadas y mal crédito. No se retendrá la libreta de calificaciones, el horario de clases o el diploma de ningún estudiante debido a la falta de pago de las tarifas y los cargos. No se suspenderá o expulsará a ningún estudiante por la falta de pago.
   
   Las notificaciones de vencimiento se comunicarán al menos 30 días después de la fecha de vencimiento de la obligación. Otras formas de comunicación, como las llamadas telefónicas y las cartas, continuarán hasta que se pague la obligación. Si no se logra un resultado mediante el proceso de notificación de vencimiento después de 90 días, la división escolar podrá recurrir a una agencia de cobranzas externa.
   
   De acuerdo con la Sección 22.1-79.7 del Código de Virginia, no se entablará una demanda contra un estudiante o el padre de un estudiante porque el estudiante no pueda pagar una comida en la escuela o tenga una deuda por los servicios de comida escolar.

 

Referencias jurídicas:
Código de Virginia, 1950, en su forma enmendada, Secciones 8.01-43, 22.1-6, 22.1-16, 22.1-70, 22.1-78, 22.1-79.3, 22.1-79.7

Título 8 del Código Administrativo de Virginia (Virginia Administrative Code, VAC), 20-720-80

Regulaciones que rigen las tarifas y los cargos de la Junta de Educación de Virginia

 

Referencias cruzadas:
Regulación 304R-A, Enseñanza: libros de texto, libros de trabajo y suministros

Regulación 416R-A, Estudiantes: registros escolares del estudiante

Regulación 416R-B, Estudiantes: certificado analítico del estudiante

Política 729P, Apéndice, Estudiantes: formulario de reducción de tarifas o exención del pago de tarifas de los estudiantes

 

Aprobado: 20 de abril de 2021